SecretarIA

ARTICLE 1 – OBJET – CHAMP D’APPLICATION (B2B)

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent l’ensemble des relations précontractuelles et contractuelles entre SecretarIA, marque commerciale exploitée par IMS ADVISOR SRL, société de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BCE 0777.519.435, dont le siège social est établi en Belgique (ci-après « SecretarIA »), et tout client professionnel — entreprise, indépendant, association ou toute autre entité agissant dans le cadre de son activité professionnelle — (ci-après « le Client »).

Les présentes CGV s’appliquent exclusivement aux relations B2B (business-to-business). Elles prévalent sur toute condition générale ou particulière du Client, sauf dérogation expresse, écrite et signée par SecretarIA. La nullité ou l’inopposabilité d’une clause n’affecte pas la validité des autres dispositions, qui demeurent pleinement en vigueur (divisibilité).

Conformément à la loi belge du 4 avril 2019 relative aux pratiques commerciales et à la protection du consommateur dans les relations B2B, SecretarIA s’engage à ne pas insérer de clauses créant un déséquilibre manifeste entre les droits et obligations des parties.

ARTICLE 2 – DÉFINITIONS

  • Prestations : services de télésecrétariat (classique, médical, administratif), prospection commerciale, gestion digitale et marketing, création de contenus, audit et optimisation web, reporting, développement et déploiement d’outils et agents d’intelligence artificielle (IA), interfaces associées, et toute prestation annexe décrite dans l’Offre.
  • Offre / Devis : document commercial établi par SecretarIA décrivant la mission, les prix (exprimés hors taxes – HTVA), les options et les modalités d’exécution. La TVA belge en vigueur (21 %) est appliquée sur la facture.
  • Contrat : ensemble formé par les CGV, l’Offre/Devis accepté, et toute annexe (SLA, DPA/RGPD, plan de projet).
  • Données personnelles : toute donnée au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la législation belge applicable.
  • Système IA : tout outil, agent ou modèle d’intelligence artificielle utilisé par SecretarIA dans l’exécution des Prestations, au sens du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act).
  • Fournisseur tiers : tout prestataire externe (SaaS, cloud, télécom, IA, API, etc.) auquel SecretarIA recourt pour l’exécution des Prestations.
  • EEE : Espace Économique Européen.

ARTICLE 3 – SERVICES PROPOSÉS

SecretarIA propose des prestations modulaires et personnalisables, notamment :

  • Prise d’appels, gestion de messages, agendas et rendez-vous, relances et rappels, filtrage d’urgence ;
  • Transcription, centralisation multicanale (email, téléphone, réseaux sociaux) ;
  • Animation de réseaux sociaux, génération de contenus, campagnes marketing ;
  • Qualification de leads, prospection commerciale (appels sortants, emailing) ;
  • Audit et optimisation digitale, génération de rapports, interface client en temps réel ;
  • Développement, déploiement et maintenance d’outils et agents IA, interfaces associées.

SecretarIA peut recourir à des systèmes d’intelligence artificielle dans l’exécution des Prestations. Ces outils sont utilisés dans le respect du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), du RGPD et des lois locales applicables. Le Client est informé de l’usage d’outils IA lorsque cela est pertinent pour l’exécution de sa mission.

ARTICLE 4 – DEVIS – COMMANDE – VALIDATION

La commande devient ferme et définitive à l’acceptation du devis par le Client (signature électronique ou accord écrit). Sauf stipulation contraire, le Contrat prend effet à la date d’acceptation.

Phase de test & setup : 15 jours ouvrables à compter de la signature. Mise en production : au plus tard M+1 après la date de signature.

Les annexes (SLA, DPA/RGPD, plan de projet) font partie intégrante du Contrat. Tout devis est établi à titre commercial et ne devient contractuellement engageant qu’à la signature des deux parties.

ARTICLE 5 – DURÉE – RECONDUCTION – RÉSILIATION

5.1 Durée initiale. Le Contrat est conclu pour une durée ferme de douze (12) mois à compter de la date de signature. Aucune résiliation anticipée n’est possible durant cette période, sauf faute grave de l’une des parties ou accord écrit mutuel.

5.2 Reconduction tacite. À l’échéance de la période initiale, le Contrat est reconduit tacitement par périodes successives d’un (1) an, sauf résiliation notifiée par l’une des parties par écrit (lettre recommandée ou email avec accusé de réception) au moins deux (2) mois avant la date d’échéance.

5.3 Résiliation en cours de reconduction. Durant chaque période de reconduction, chaque partie peut résilier avec un préavis de deux (2) mois, notifié par écrit au plus tard le 15e jour du mois précédant l’échéance mensuelle. À défaut, la période est prolongée d’un (1) mois supplémentaire.

5.4 Effets de la résiliation. Toutes les prestations réalisées jusqu’à la date d’effet de la résiliation restent dues et facturables. La résiliation ne donne lieu à aucun remboursement des sommes déjà versées, sauf faute exclusive de SecretarIA.

ARTICLE 6 – FORMULES – TARIFICATION – RÉVISION

6.1 Tarification. Les formules (à la carte ou abonnement mensuel forfait/volume) et leurs tarifs sont indiqués dans le Devis. Tous les prix sont exprimés hors taxes (HTVA). La TVA belge en vigueur (21 %) est appliquée sur chaque facture.

6.2 Révision tarifaire. SecretarIA peut réviser ses tarifs et conditions moyennant une information écrite au moins trente (30) jours avant application. En cas de désaccord, le Client peut résilier conformément à l’article 5, sans pénalité, dans un délai de quinze (15) jours suivant la notification.

6.3 Upgrade. Le passage à une formule supérieure ou l’ajout d’options entraîne une nouvelle période d’engagement à compter de la validation écrite.

6.4 Downgrade. Tout passage à une formule inférieure est soumis à accord écrit de SecretarIA et donne lieu à des frais forfaitaires de 250 € HTVA, couvrant les coûts de réorganisation.

ARTICLE 7 – FACTURATION – PAIEMENT – RETARD

7.1 Facturation. Les Prestations sont facturées mensuellement, en début de mois pour les abonnements et à l’achèvement pour les prestations ponctuelles.

7.2 Paiement. Les factures sont payables à 15 jours date de facture, par virement bancaire sur le compte indiqué. Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les frais, puis sur les intérêts, puis sur le principal.

7.3 Retard de paiement. En cas de retard :

  • Intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales (loi belge du 2 août 2002), courant de plein droit dès le lendemain de l’échéance, sans mise en demeure préalable ;
  • Indemnité forfaitaire de 40 € HTVA pour frais de recouvrement, sans préjudice des frais supplémentaires justifiés (frais d’avocat, d’huissier, etc.) ;
  • En cas de deux (2) rappels successifs restés sans effet, SecretarIA peut suspendre les Prestations après notification écrite, sans que cela constitue une faute contractuelle.

7.4 Contestation de facture. Toute contestation doit être notifiée par écrit dans les 8 jours suivant la réception de la facture, avec justification détaillée. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.

ARTICLE 8 – OBLIGATIONS DE SECRETARIA

SecretarIA s’engage à :

  • Exécuter les Prestations selon les règles de l’art, conformément à l’Offre et aux bonnes pratiques professionnelles (obligation de moyens) ;
  • Maintenir les compétences et ressources nécessaires à la bonne exécution ;
  • Informer le Client de toute difficulté susceptible d’affecter l’exécution dans les meilleurs délais ;
  • Effectuer les maintenances planifiées après préavis raisonnable et mettre tout en œuvre pour limiter l’impact sur le service ;
  • Respecter les obligations applicables en matière de cybersécurité conformément à la directive NIS2 transposée en droit belge, notamment en ce qui concerne la gestion des risques, la continuité de service et la notification des incidents.

ARTICLE 9 – OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à :

  • Fournir en temps utile les informations, accès, procédures, consignes, contenus et bases nécessaires à l’exécution des Prestations ;
  • Assurer ses propres sauvegardes de données et systèmes ;
  • Respecter l’ensemble des lois applicables (droit économique, protection des données, e-privacy, droit du travail, etc.) ;
  • S’assurer que les instructions communiquées à SecretarIA sont licites, documentées et conformes aux réglementations en vigueur ;
  • Désigner un interlocuteur référent disponible et habilité à valider les livrables ;
  • Régler les factures dans les délais convenus.

Le Client reconnaît que SecretarIA ne peut être tenue responsable des conséquences d’instructions erronées, incomplètes ou illicites transmises par le Client.

ARTICLE 10 – PROSPECTION – TÉLÉMARKETING – LISTES D’OPPOSITION

Pour toute mission de prospection et d’appels sortants, le Client garantit :

  • La licéité des bases de données transmises (consentement valide, intérêt légitime documenté, information des personnes) ;
  • Le respect des règles relatives aux listes d’opposition et, en Belgique, de la liste « Do Not Call Me » (DNCM) ; les numéros inscrits sont systématiquement exclus des campagnes ;
  • La conformité des fichiers avec le RGPD, la loi belge du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques et toute réglementation e-privacy applicable.

Le Client demeure seul responsable de la conformité matérielle et juridique des fichiers transmis. SecretarIA décline toute responsabilité en cas de manquement du Client à ces obligations.

ARTICLE 11 – SOUS-TRAITANCE

11.1 Principe. SecretarIA peut confier certaines tâches à des sous-traitants qualifiés, y compris des freelances ou prestataires indépendants liés contractuellement à IMS ADVISOR SRL, y compris depuis l’étranger.

11.2 Garanties. SecretarIA garantit pour chaque sous-traitant :

  • (i) Le respect d’une obligation stricte de confidentialité ;
  • (ii) La continuité et la qualité de service ;
  • (iii) La conformité RGPD (obligations au moins équivalentes imposées contractuellement) ;
  • (iv) Le respect des mesures de cybersécurité imposées par SecretarIA.

11.3 Responsabilité. SecretarIA demeure l’unique interlocuteur du Client et reste responsable vis-à-vis du Client de ses sous-traitants directs. Cette organisation ne crée aucun lien de subordination entre le Client et les intervenants.

11.4 Droit d’objection. Le Client dispose d’un droit d’objection pour motif raisonnable en cas d’affectation d’un sous-traitant déterminé, sans que cela ne retarde indûment l’exécution. SecretarIA proposera une alternative dans les meilleurs délais.

ARTICLE 12 – DONNÉES PERSONNELLES (RGPD) – ACCORD DE TRAITEMENT

12.1 Rôles. Sauf mention contraire écrite, le Client est Responsable de traitement et SecretarIA est Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD.

12.2 Traitements. SecretarIA ne traite les données que sur instruction documentée du Client, aux seules finalités convenues dans le Contrat.

12.3 Sécurité. SecretarIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : contrôle d’accès, chiffrement et pseudonymisation, journalisation, sauvegardes, tests réguliers, gestion des habilitations. Ces mesures sont conformes aux exigences de la directive NIS2 transposée en droit belge.

12.4 Confidentialité. Le personnel et les sous-traitants de SecretarIA sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

12.5 Transferts hors EEE. Tout transfert de données hors EEE est interdit sauf mise en place de garanties adéquates (Clauses Contractuelles Types et mesures complémentaires), avec information préalable du Client. SecretarIA applique le principe du moindre privilège, interdit tout stockage local non autorisé, exige des canaux chiffrés et tient des journaux d’accès.

12.6 Assistance. SecretarIA assiste raisonnablement le Client pour l’exercice des droits des personnes concernées et les analyses d’impact (AIPD/DPIA).

12.7 Violation de données. En cas de violation, SecretarIA notifie le Client sans retard indu (objectif ≤ 48 heures) afin de lui permettre de notifier l’Autorité de protection des données (APD) dans le délai de 72 heures prévu par le RGPD.

12.8 Fin de contrat. Sur demande du Client, SecretarIA procède à la restitution ou à l’effacement des données personnelles, sauf obligation légale de conservation.

12.9 DPA. Un Accord de Traitement des Données (DPA/Annexe RGPD) peut être annexé au Contrat à la demande de l’une ou l’autre partie, précisant les catégories de données, les finalités, les sous-traitants et les pays d’exécution.

ARTICLE 13 – INTELLIGENCE ARTIFICIELLE – CONFORMITÉ AI ACT

13.1 Usage des outils IA. SecretarIA peut recourir à des systèmes d’intelligence artificielle dans l’exécution des Prestations. Ces systèmes sont utilisés conformément au Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), entré en application progressive depuis 2024 et dont les principales obligations sont pleinement applicables à compter d’août 2026.

13.2 Transparence. Lorsqu’une Prestation implique l’usage d’un système IA susceptible d’interagir directement avec des tiers ou de produire des contenus significatifs, le Client en est informé. SecretarIA respecte les obligations de transparence de l’AI Act (article 50).

13.3 Responsabilité IA. SecretarIA agit en qualité de déployeur des systèmes IA utilisés. Le Client, en tant que donneur d’ordre, est informé des capacités et limites des outils IA employés. SecretarIA ne garantit pas l’infaillibilité des outputs générés par des systèmes IA et recommande une validation humaine pour toute décision critique.

13.4 Propriété des outputs IA. Les contenus, scripts, prompts et livrables générés par des outils IA dans le cadre des Prestations sont soumis aux dispositions de l’article 14 (Propriété intellectuelle).

ARTICLE 14 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Sauf stipulation contraire écrite, les scripts, prompts, modèles, contenus, livrables et outils produits par SecretarIA dans le cadre des Prestations demeurent sa propriété intellectuelle jusqu’au paiement intégral des sommes dues. Le Client reçoit, à compter du paiement intégral, un droit d’usage non exclusif, non transférable pour ses besoins internes.

Les éléments préexistants de chaque partie (marques, logos, bases de données, outils propriétaires) demeurent leur propriété exclusive. Chaque partie garantit à l’autre qu’elle dispose des droits nécessaires sur les éléments qu’elle lui confie.

ARTICLE 15 – CONFIDENTIALITÉ – NON-DÉNIGREMENT

15.1 Confidentialité. Chaque partie s’interdit de divulguer les informations confidentielles de l’autre (techniques, commerciales, clients, documentation, tarifs, méthodes), sauf obligation légale ou judiciaire. Cette obligation s’applique pendant toute la durée du Contrat et trois (3) ans après son expiration.

15.2 Non-dénigrement. Les parties s’abstiennent de tout acte ou propos de nature à dénigrer l’autre partie, ses produits ou services, pendant la durée du Contrat et douze (12) mois après sa fin.

ARTICLE 16 – LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

16.1 Étendue. SecretarIA n’est responsable que des dommages directs prouvés, à hauteur maximale du montant total facturé et effectivement encaissé pour la Prestation au cours du mois de survenance du dommage, sauf dol ou faute lourde.

16.2 Exclusions. Sont expressément exclus de toute indemnisation : manque à gagner, perte de données ou de clients, perte de chance, atteinte à l’image ou à la réputation, et plus généralement tout dommage indirect ou immatériel.

16.3 Délai de réclamation. Toute réclamation en responsabilité doit être notifiée par écrit à SecretarIA dans un délai de trente (30) jours suivant la connaissance du dommage, sous peine de forclusion.

16.4 Assurance. SecretarIA maintient une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant son activité. Une attestation peut être fournie sur demande.

ARTICLE 17 – SUSPENSION – RÉSOLUTION

En cas d’inexécution par le Client de ses obligations (défaut de paiement, violation des lois applicables, transmission d’instructions illicites), SecretarIA peut :

  1. Suspendre les Prestations après notification écrite, sans que cela constitue une faute contractuelle ;
  2. Résoudre le Contrat de plein droit, par lettre recommandée, si le manquement persiste au-delà de quinze (15) jours suivant la mise en demeure, sans préjudice des sommes dues et de tout dommage et intérêt.

ARTICLE 18 – FORCE MAJEURE – HARDSHIP

18.1 Force majeure. Sont considérés comme cas de force majeure tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté des parties, notamment : grèves, pannes électriques ou télécom, sinistres, épidémies, cyberattaques massives, décisions administratives, pannes ou défaillances d’opérateurs télécom, d’hébergeurs/cloud (y compris hyperscalers), indisponibilités d’APIs tierces, défaillances DNS/CDN, mesures d’urgence d’une autorité compétente.

L’exécution est suspendue pendant la durée de l’événement. Au-delà d’un (1) mois de suspension, chaque partie peut résilier sans indemnité.

18.2 Hardship. En cas de changement imprévisible et majeur affectant l’équilibre économique du Contrat, les parties s’engagent à renégocier de bonne foi. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

ARTICLE 19 – COMMUNICATION COMMERCIALE – RÉFÉRENCES

Sauf opposition écrite du Client notifiée dans les trente (30) jours suivant la signature, SecretarIA peut citer le nom et le logo du Client à titre de référence commerciale (site web, présentations, supports marketing), sans révéler d’informations confidentielles. Toute utilisation au-delà d’une simple citation requiert l’accord préalable écrit du Client.

ARTICLE 20 – OUTILS ET FOURNISSEURS TIERS (SaaS / IA / TÉLÉCOM)

20.1 Définition. Sont considérés comme « Fournisseurs tiers » tout prestataire externe utilisé pour l’exécution des Prestations : CRM, opérateurs télécom, hébergeurs/cloud, services d’emailing, outils d’IA et de transcription, APIs, services de paiement, CDN/DNS, solutions d’authentification, etc.

20.2 Usage et substitution. SecretarIA peut recourir à un ou plusieurs Fournisseurs tiers et les remplacer par des services équivalents si nécessaire, avec information du Client en cas de changement significatif dans un délai raisonnable.

20.3 Dysfonctionnements tiers. SecretarIA ne saurait être tenue responsable des indisponibilités, dégradations, retards, pertes ou altérations de données, limitations de quotas ou changements unilatéraux de politique résultant d’un fait imputable à un Fournisseur tiers.

20.4 Efforts raisonnables. En cas d’incident tiers, SecretarIA : (i) informe le Client dans un délai raisonnable ; (ii) ouvre et suit les tickets/escalades nécessaires ; (iii) met en œuvre des mesures de contournement raisonnables ; (iv) rétablit la Prestation dès que possible.

20.5 SLA. Les engagements de disponibilité n’incluent pas les indisponibilités imputables aux Fournisseurs tiers ni leurs fenêtres de maintenance planifiées. Les indicateurs SLA sont neutralisés pendant la durée des incidents tiers.

20.6 Conformité et données. SecretarIA impose contractuellement à ses sous-traitants directs des obligations équivalentes en matière de confidentialité, sécurité et protection des données. En cas d’incident de sécurité affectant un Fournisseur tiers, SecretarIA notifie le Client conformément à l’article 12.7.

20.7 Réversibilité. En fin de Contrat, SecretarIA assiste raisonnablement le Client pour la récupération/export des données dans les formats disponibles. Les limitations techniques imposées par les Fournisseurs tiers s’appliquent. Sauf stipulation contraire, les travaux de réversibilité sont facturés au temps passé.

20.8 Exclusions. Sont exclus toute pénalité, perte d’exploitation, perte de clientèle, perte de chance, atteinte à l’image et tout dommage indirect résultant d’un dysfonctionnement imputable à un Fournisseur tiers.

ARTICLE 21 – EXÉCUTION DEPUIS L’ÉTRANGER ET RECOURS À FREELANCES

21.1 Principe. Certaines missions peuvent être réalisées depuis l’étranger par des freelances ou prestataires indépendants contractés par IMS ADVISOR SRL. Cette organisation ne crée aucun lien de subordination entre le Client et ces intervenants ; SecretarIA reste seule responsable de la bonne exécution.

21.2 Confidentialité et sécurité. Les freelances sont soumis à une obligation stricte de confidentialité et aux mesures de sécurité imposées par SecretarIA (contrôle d’accès, chiffrement, interdiction de copies locales non autorisées, journalisation).

21.3 Protection des données. En présence de données personnelles, l’accès s’effectue sur instruction de SecretarIA, selon le principe du moindre privilège. En cas d’accès hors EEE, SecretarIA met en place les garanties requises (Clauses Contractuelles Types, mesures complémentaires).

21.4 Information et objection. Le Client peut s’opposer pour motif raisonnable à l’affectation d’un pays spécifique ou exiger un traitement limité à l’UE/EEE. SecretarIA proposera une solution alternative (susceptible d’affecter délais et/ou coûts) ou, à défaut d’accord, les parties pourront adapter ou résilier la partie concernée sans pénalité.

21.5 Qualité et continuité. SecretarIA supervise les intervenants, met en place des contrôles qualité et peut procéder à toute substitution utile pour assurer la continuité des Prestations.

ARTICLE 22 – DROIT APPLICABLE – JURIDICTION COMPÉTENTE

Les présentes CGV sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution relèvera de la compétence exclusive des Tribunaux de l’entreprise du Hainaut – division Mons, sans préjudice des règles impératives d’ordre public.

En cas de litige, les parties s’engagent à tenter une résolution amiable préalable dans un délai de trente (30) jours suivant la notification du différend par lettre recommandée.

ARTICLE 23 – DISPOSITIONS DIVERSES

23.1 Intégralité. Les présentes CGV, l’Offre/Devis et les annexes constituent l’intégralité de l’accord entre les parties et remplacent tout accord antérieur portant sur le même objet.

23.2 Modification. Toute modification des présentes CGV doit faire l’objet d’un avenant écrit et signé par les deux parties, ou d’une notification préalable conformément à l’article 6.2.

23.3 Non-renonciation. Le fait pour SecretarIA de ne pas se prévaloir d’une disposition des présentes CGV ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

23.4 Cession. Le Contrat ne peut être cédé par le Client sans l’accord préalable écrit de SecretarIA. SecretarIA peut céder le Contrat à toute entité liée ou dans le cadre d’une restructuration, avec information préalable du Client.

23.5 Communications. Toutes les notifications formelles prévues aux présentes doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, aux coordonnées indiquées dans l’Offre/Devis.

CGV SecretarIA — IMS ADVISOR SRL — BCE 0777.519.435 — Version juin 2026 Tous droits réservés. Document confidentiel à usage contractuel.