SecretarIA

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :
IMS ADVISOR SRL, société belge enregistrée sous le numéro BE0777519435, exploitant l’activité SecretarIA.
Adresse : Rue des Herbières 80B, 7333 Tertre (Belgique)

Mail : contact@secretar-ia.be

Données collectées

Dans le cadre de ses prestations, SecretarIA peut être amenée à collecter et traiter les données suivantes :
– Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email
– Données professionnelles : société, fonction, secteur d’activité
– Données de communication : enregistrements d’appels, emails, messages
– Données sensibles (dans le cadre de la santé ou du médical)
– Données d’utilisation (site web, interfaces d’IA, chatbot, etc.)

Finalités du traitement

Les données sont traitées dans les buts suivants :
– Exécution des prestations de télésecrétariat et services associés
– Gestion des agendas, des communications, de la prospection et du suivi commercial
– Amélioration des services via l’analyse des échanges et interactions
– Envoi d’informations ou de communications liées aux services
– Respect des obligations légales et contractuelles

Base légale

Le traitement est fondé sur :
– L’exécution du contrat (prestations convenues entre SecretarIA et le client)
– Le consentement explicite du client lorsque requis
– L’intérêt légitime (prospection commerciale ciblée)
– Les obligations légales (fiscales, comptables ou réglementaires)

Utilisation de l’intelligence artificielle

Certaines tâches sont automatisées à l’aide de solutions d’intelligence artificielle (IA) :
– Prise de rendez-vous, transcription, gestion d’appels, segmentation, chatbot

L’utilisation de ces technologies respecte les principes suivants :
– Encadrement humain permanent
– Aucune décision automatisée sans intervention humaine pour les cas sensibles
– Respect des droits fondamentaux et de la vie privée

Sous-traitance

SecretarIA collabore avec des sous-traitants pour exécuter certaines tâches (agents de secrétariat, prestataires techniques, outils d’IA, etc.).
Tous les sous-traitants sont tenus par des engagements contractuels de confidentialité et de conformité RGPD/LPD/Loi Informatique & Libertés.

Conservation des données

Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l’exécution du contrat, puis archivées pendant une durée maximale de 5 ans, sauf :
– Obligation légale de conservation prolongée
– Demande expresse de suppression ou de portabilité

Sécurité des données

SecretarIA met en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’altération :
– Hébergement sécurisé (serveurs conformes RGPD/ISO)
– Authentification et chiffrement
– Journalisation des accès
– Cloisonnement des environnements client

Vos droits

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à : contact@secretar-ia.be ou privacy@ims-advisor.com

Transferts internationaux

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne ou de la Suisse n’est effectué sans garanties adéquates (clauses contractuelles types ou décision d’adéquation).

Cookies & suivi en ligne

Le site de SecretarIA utilise des cookies à des fins de fonctionnement, d’analyse d’audience et de marketing.
Vous pouvez à tout moment gérer vos préférences via notre bannière de cookies ou votre navigateur.

Modification de la politique

SecretarIA se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité.
Toute modification substantielle fera l’objet d’une notification via email ou via notre site.